Tijdregistratie in de cloud, is dat wel handig?

22 augustus, 2016

Misschien ken je het wel, je hebt al jaren een goed lopend bedrijf, en dat je nog heel veel dingen op papier of lokaal op een pc registreert. Denk hierbij aan voorraadbeheer van je producten, agenda, urenregistratie etc.

Het grootste probleem dat je dan tegen komt is dat je altijd op kantoor of op de zaak moet zijn als je bij die gegevens wilt, om bijvoorbeeld een aanpassing te maken in jouw (of iemand anders) agenda, of de uren bij te werken die je voor een klant hebt gemaakt.

De kans is ook erg groot dat je inmiddels al wel een bedrijfswebsite hebt met wat informatie over wat je allemaal doet /  maakt.  Maar wat nou als we die lokale en web informatie koppelen en alles via het web (afgeschermd met een wachtwoord natuurlijk) beschikbaar hebben, zou dat niet briljant zijn?

Je komt bij een klant en pakt even je telefoon, selecteert de naam van de klant en de klus waar je mee bezig bent en drukt op start. Wanneer je klaar bent selecteer je misschien een andere klant of interne uren zoals reisuren en drukt op start. Je uren zijn gelogd onder die klant en direct beschikbaar voor de administratie.
Dit scheelt veel tijd en dubbel werk, tijd die veel beter gebruikt kan worden om geld te verdienen.

Google agenda
Voor je agenda kan je heel goed een gezamenlijke agenda aanmaken in google agenda, deze kan je dan delen met al je werknemers of alleen met die mensen die gezamenlijk afspraken hebben of elkaars afspraken moeten kunnen inzien.

Voor tijdsregistratie is ook veel beschikbaar. Wij hebben naar veel oplossingen gekeken en de meeste waren veel te lomp, onduidelijk en nog steeds tijdsintensief. Het lijkt ons dat een programma (app) doelgericht moet zijn. Zonder te veel kliks daar komen wat je wilt. Belangrijkste doel: Het moet snel en efficiënt! Challenge accepted dachten wij en hebben ons eigen urenregistratiesysteem bedacht: TrackR genaamd. 

TrackR
TrackR is een gebruiksvriendelijk urenregistratiesysteem. Het systeem draait volledig online en is via je eigen account dus overal toegankelijk. Ook onderweg is het registreren van uren makkelijk: dankzij de responsive opbouw werkt TrackR perfect op je smarpthone of tablet.

Gebruikers kunnen zelf opmerkingen toevoegen bij projecten, en elke registratie wordt gekenmerkt door een unieke kleurcode. Naast het loggen van uren is de rapportage natuurlijk belangrijk. Met TrackR heb je de beschikking over een uitgebreid accountsysteem dat je zelf in kan richten. Hierdoor heb je snel inzichtelijk hoeveel uur waaraan besteed zijn. 

Maak gebruikersgroepen aan, wijs projecten toe aan personen en draai specifieke rapportages uit van de klanten of projecten die je zelf hebt opgesteld. Rapportages kun je aanmaken op basis van project of persoon, en uiteraard heb je zelf controle over het tijdvak waarvan je de rapportage draait.

Handig of niet?
Maar is alles in de cloud (op het web) wel echt zo handig? En wat zijn de risico's?

Tegenwoordig gebeurd bijna alles online, databundels voor mobiele abonnementen worden alsmaar groter om meer online taken aan te kunnen doen, het lijkt er dus op dat de trend "alles in de cloud" is. En dat geloven wij bij SCHERP Ontwikkeling ook.

Hierbij komt wel veel verantwoording kijken voor de ontwikkelaar van deze cloud oplossingen. De gegevens moeten natuurlijk regelmatig geback-upt worden, het liefst op een andere locatie dan waar de data staat, meerdere keren per dag.
Niemand zou zomaar bij jou data mogen. Bekijk dus of de oplossing die je wilt gebruiken, gebruik maakt van encryptie en versleuteling. 

Maar een groot deel van deze veiligheid wordt vooral door de eindgebruiker gewaarborgd, we kunnen hele goede encryptie algoritmes maken en wachtwoord versleuteling bedenken, maar als de gebruiker onzorgvuldig om gaat met zijn/haar inlog gegevens dan helpen die dingen niet.

Zijn er dan dingen die je niet online zou willen hebben? Voor zover wij kunnen zien is er niets wat je niet online zou kunnen opslaan, mits alles natuurlijk goed beveiligd is. Je kan wel bekijken of het nuttig is, en of je daar geld in wilt stoppen.

Wij willen je graag helpen hier keuzes in te maken door je goed te informeren naar de mogelijkheden voor jou bedrijf. neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een heerlijk kopje koffie, thee of waar je zin in hebt!


Dimitri Hilverda

Is een front-end developer, met passie voor (nieuwe) techniek. Hij vindt het interessant om nieuwe dingen te onderzoeken. Door middel van de nieuwste technieken het doel bereiken op de meest efficiënte manier. 

CONTACT

Kanaal Zuid 292
7364 AJ, Lieren
T. 055 303 41 50

E. info@scherpontwikkeling.nl
KvK 62045679
BTW NL851065715B01

Hebt je een vraag? Wil je kennis maken?
Wij staan je graag te woord. Laat je
gegevens achter en we nemen zo snel
mogelijk contact met je op.